Asistente de Documentación

La persona Asistente de Documentación vela por el cumplimiento del proceso de control de documentación que se relaciona con el sistema de Calidad de Coloplast Costa Rica, asegurando el cumplimiento de las normas establecidas, las regulaciones aplicables, los procesos y las políticas de la empresa. Toma decisiones sobre temas relacionados con la calidad de la documentación, copias controladas, almacenamiento y gestión de cambios de documentos con buenas prácticas documentales. Además, vela por el cumplimiento normativo en documentación, cambios de documentación, almacenamiento en el centro de documentación, registros y otras actividades relacionadas con el control de la documentación

Principales áreas de responsabilidad:

• Organizar y mantener archivos físicos y digitales de registros y documentos.
• Clasificar y etiquetar los documentos para facilitar su identificación y recuperación.
• Asegurarse de que los documentos se almacenan de forma segura y de conformidad con las normativas pertinentes (internas y externas).
• Desarrollar y mantener sistemas para el seguimiento y la gestión de documentos archivados.
• Recuperar y distribuir documentos al personal autorizado que lo solicite.
• Ayudar en el desarrollo e implementación de procedimientos de archivo e instrucciones de trabajo.
• Realizar auditorías periódicas de los documentos archivados para garantizar su exactitud e integridad.
• Coordinar la enajenación o transferencia de documentos que hayan llegado al final de su período de retención.
• Proporcionar capacitación y apoyo al personal sobre los procedimientos de archivo y las mejores prácticas.
• Ayudar con proyectos especiales o tareas relacionadas con la gestión y el archivo de documentos.
• Apoyo en tareas ad hoc en sistemas de Calidad.
• Realizar cualquier tarea adicional que le indique el líder directo como parte de los roles y responsabilidades del puesto.

Responsable de:

• Desempeñar su trabajo de acuerdo con las pautas dadas.
• Notificar al gerente sobre cualquier dificultad para comprender o seguir las pautas.
• Notificar sobre la ineficiencia del sistema.
• Asumir la responsabilidad de los aspectos de seguridad identificados para el puesto dado.
• Apoyar la cultura positiva de EHS.

Requisitos Esenciales:

• Título de Bachillerato Completo en Secundaria
• Mínimo de 1 año de experiencia en el manejo de documentación física y digital.
• Titulo o Diploma Técnico en Calidad o en área afines.
• Conocimiento comprobado del software de archivo digital.
• Inglés B1 – 80%.
• Conocimientos con trabajo en Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint)
• Habilidades analíticas y de resolución de problemas.

Requisitos Deseables:

• De 1 a 3 años de experiencia en el manejo de documentación física y digital

Conocimientos, habilidades y destrezas requeridas:

• Capacidad para interactuar eficazmente con varios clientes/proveedores internos y externos.
• Debe trabajar bien de forma independiente y ser adaptable/flexible con los miembros del equipo.
• Atención al detalle y capacidad para hacer un seguimiento de los trabajos anteriores.
• Capacidad para leer, analizar, interpretar e implementar los procedimientos del departamento.
• Debe predicar con el ejemplo y demostrar profesionalismo.
• Debe establecer y cumplir con las expectativas de comportamiento.
• Debe transmitir habilidades y conocimientos a otros miembros del equipo.

Con unos ambiciosos planes de crecimiento, Coloplast desarrolla y comercializa productos y servicios que hacen la vida más fácil a aquellas personas con necesidades de cuidados sanitarios especiales. Tenemos más de 16 000 empleados y nuestros productos están disponibles en más de 143 países. Somos una de las empresas líderes de dispositivos médicos a nivel mundial. Constantemente buscamos nuevas formas de hacer crecer el negocio : exploramos, aprendemos y buscamos nuevas formas de hacer las cosas.

Coloplast se compromete a ser una organización inclusiva, donde las diferencias son bienvenidas, las personas desarrollan su potencial y tienen un fuerte sentido de pertenencia debido a  _ no a pesar de_ sus diferencias. Por ello animamos a todos los candidatos idóneos y cualificados a presentar su candidatura independientemente de su sexo, edad, raza, nacionalidad, etnia, orientación sexual, creencia religiosa o capacidad física.

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