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Personal Assistant IU Europe H/F - CDI (92)

Location: 

Le Plessis-Robinson, FR

Job Family:  Administration
Country/Region:  France
 

Ce poste clé est chargé de fournir un soutien exécutif au vice-président-directeur général. 

L'assistant(e) de direction doit être capable de prendre une tâche avec des instructions minimales et de la suivre jusqu'à son exécution.  Le candidat retenu devra être flexible et s'adapter à un environnement au rythme rapide et aux priorités changeantes.  Les candidats qualifiés doivent être motivés et posséder de solides compétences en matière d'organisation et de communication, ainsi que la capacité de soutenir plusieurs personnes avec une supervision limitée.

 

Missions : 

 

  • Exécuter des tâches administratives standard, avancées et confidentielles nécessitant une vaste expérience, des compétences et une connaissance des politiques et pratiques organisationnelles et fonctionnelles.
  • Gestion du calendrier et des rendez-vous.
  • Tenir des registres et des dossiers confidentiels et ordonnés
  • Coordonner, consolider, éditer les rapports mensuels/trimestriels dans un format spécifique et les distribuer.
  • Coordonner tout projet/tâche à la demande.
  • Établir le calendrier des entretiens, selon les besoins
  • Négocier, planifier et programmer des événements hors site, nationaux et internationaux.
  • Coordonner l'organisation de voyages nationaux et internationaux importants, selon les besoins.
  • Contrôler/compléter les notes de frais et les acheminer de manière appropriée.
  • Traiter les factures et assurer le support du système logiciel de comptabilité
  • Maintenir les pages du département sur l'intranet de l'entreprise
  • Rédiger des lettres, des mémos et des discours sur demande.
  • Effectuer des tâches de gestion de bureau pour le site de La Boursidière, qui comprennent :
  • La commande de fournitures de bureau
  • Relations avec les fournisseurs externes (entretien des équipements, service de nettoyage, etc.)
  • La fourniture des badges d'accès aux bureaux, au parking et à la cafétéria
  • La prise en charge du courrier postal
  • La location de voitures
  • Organiser le planning d'accueil des nouveaux embauchés et s'assurer que le matériel nécessaire est prêt avant l'arrivée.

 

Profil : 

  • Un haut degré d'initiative, un jugement sûr et une sensibilité dans la gestion des documents confidentiels avec discrétion.
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles pour traiter avec des personnes de tous les niveaux, en personne et au téléphone, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'entreprise.
  • Un grand souci du détail
  • Capacité démontrée d'avoir l'esprit d'équipe.
  • Maintenir une attitude positive dans un environnement où le rythme est rapide et la pression élevée.
  • Capacité à établir des priorités et à gérer efficacement la charge de travail.
  • Capacité à travailler en permanence avec une intégrité éthique
  • Compétences informatiques avancées en Excel, Word, SharePoint et Power Point

 

Pursuing an ambitious growth agenda, Coloplast develops and markets products and services that make life easier for people with intimate healthcare needs. Employing about 14.000 people and with products available in more than 143 countries, we are one of the world´s leading medical device companies. We are constantly growing our business and always looking for new ways to move forward – we explore, learn and look for new ways of doing things.

 

Coloplast is committed to being an inclusive organization, where people bring their differences to work each day, fulfil their potential and have a strong sense of belonging because – and not despite – of their differences. We therefore encourage all qualified candidates to apply regardless of gender, age, race, nationality, ethnicity, sexual orientation, religious belief or physical ability.

 

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