Auxiliar de Nómina - Payroll Clerk

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Descripción del Puesto:

Las responsabilidades del Auxiliar de Nómina, actuando como Encargado/a de Control de Tiempo, incluyen brindar apoyo al Líder de Control de Nómina en la recopilación diaria de la información de horas trabajadas de los empleados en el sistema de control de tiempo, la preparación de reportes de tiempo y el mantenimiento de registros precisos de horas de nómina. Además, este rol implica documentar y coordinar con los usuarios aprobadores para asegurar el uso y la gestión adecuados de la herramienta.

Principales Áreas de Responsabilidad:

• Brindar apoyo en los procesos de prenómina, nómina en ciclo y nómina fuera de ciclo.
• Mantener la conciencia de riesgos y asistir en la identificación, reporte, mitigación y seguimiento de riesgos dentro del proceso de entrega de nómina.
• Mantener registros precisos de la documentación y transacciones de nómina.
• Proporcionar soporte de nómina a todas las operaciones de Coloplast durante el proceso semanal.
• Administrar el sistema de control de tiempo (TimeKeeper) y recopilar las horas laborales de los empleados a través del sistema GeoTime, incluyendo:
• Preparación de reportes de horas extra, ausentismo, perfiles incompletos y otros relacionados.
• Revisión y ajuste de códigos de pago y verificación de su uso correcto dentro del sistema.
• Documentación y seguimiento de horas extra excesivas, especialmente cuando excedan las 72 horas.
• Monitoreo del comportamiento de marcaje, incluidos errores y omisiones, y ejecución de procesos de seguimiento para garantizar lecturas correctas de huella.
• Revisión y documentación de horas trabajadas por debajo de 40 horas.
• Revisión de la correcta distribución de horas y turnos según los horarios de trabajo y los incidentes registrados o no registrados.
• Preparación semanal de detalles de malas prácticas (problemas de control de tiempo) para cada supervisor de área.
• Visita al piso de producción antes del cierre de marcajes o cuando sea necesario para brindar apoyo y aclarar dudas.
• Control y revisión de incapacidades del mes cerrado, validación del ingreso correcto en el sistema y escalamiento de hallazgos a Recursos Humanos.
• Seguimiento con soporte del sistema para corregir errores u omisiones en el cálculo de tiempo.
• Desactivación de perfiles de empleados que ya no trabajan en la empresa.
• Gestión de licencias del sistema, asegurando siempre disponibilidad suficiente.
• Apertura y cierre de períodos de marcaje en GeoTime de manera semanal.
• Configuración de horarios de trabajo para empleados según solicitud.
• Emitir y distribuir constancias laborales a los empleados.
• Solicitar, enviar y coordinar documentos de terminación y firmas.
• Controlar las inclusiones tempranas de empleados en CCSS.
• Monitorear y controlar saldos de vacaciones, antigüedad y feriados en alineación con los pagos de nómina.
• Brindar asistencia administrativa al Líder de Control de Nómina, realizando otras tareas asignadas como parte de las responsabilidades del puesto.

Otras Responsabilidades:

• Desempeñar funciones conforme a las directrices establecidas.
• Informar al Líder de Control de Nómina sobre cualquier dificultad para comprender o seguir las directrices.
• Reportar ineficiencias del sistema.

Requisitos Esenciales:

• Preferiblemente licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas o Contabilidad.
• Conocimiento práctico de regulaciones fiscales y legislación laboral.
• Mínimo un año de experiencia trabajando con diferentes estructuras de pago basadas en turnos.
• Al menos un año adicional de experiencia en procesos de nómina.
• Dominio de Microsoft Office y aplicaciones de software de nómina.
• Conocimiento de sistemas de control de asistencia (Kronos / GeoTime) es una ventaja.

Conocimientos, Habilidades y Competencias Requeridas:

• Fuertes habilidades numéricas y analíticas con excelente atención al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Habilidades efectivas de gestión del tiempo y organización.
• Capacidad para priorizar y manejar múltiples tareas de manera eficiente.
• Alto nivel de responsabilidad personal en todas las áreas de trabajo.
• Capacidad para comunicarse eficazmente con todos los niveles de la organización, con confianza en entornos profesionales o públicos.
• Alto nivel de integridad.

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